När du gör en beställning kan den behöva gå igenom en godkännandeprocess. En utsedd person (en godkännare) måste skriva under beställningen. Ibland krävs fler än en godkännandenivå, exempelvis av flera ansvariga. Varje godkännare utses med en godkännandenivå (där 1 är den lägsta nivån). Om tre godkännandenivåer krävs, måste beställningen först skrivas under av en godkännare på nivå 1, därefter en på nivå 2 och slutligen godkännaren på nivå 3. Först när alla tre underskrifter är slutförda kan beställningen anses godkänd.
En order kan kräva godkännande på grund av sitt pris, om det exempelvis överstiger en viss summa. Ibland kan du undvika godkännandeprocessen genom att ta bort ett dyrt objekt från kundvagnen.
Vissa beställningar kan kräva godkännande om du anger ett särskilt kostnadsställe eller bokföringskod som din betalningsmetod.
En produkt som du beställer kan också kräva godkännande. Exempelvis kan vissa produkter, som företagsrapporter, kräva granskning och godkännande för att säkerställa att innehållet är korrekt medan andra produkter kan ha begränsad distribution och därför kräva godkännande vid beställning. Produktgodkännande är inte kopplat till pris.
När du gör en beställning som kräver godkännande, visar sidan för orderbekräftelse beställningens status som Godkännande krävs. (Sidan med orderbekräftelse är det sista steget i kassaprocessen men du kan också öppna denna sida genom att klicka på ett ordernummer i din orderhistorik.) Du kan klicka på Godkännande krävs på sidan för orderbekräftelse för att öppna fönstret med godkännandeinformation. Här ser du varför godkännande krävs, hur många godkännandenivåer som krävs samt dess status. Du har också möjlighet att kontakta en godkännare via e-post för att följa upp godkännandets status.
Obs! Fönstret för godkännandeinformation kan räkna upp flera godkännare på samma nivå, till exempel kan det vara tre godkännare på nivå 1. I sådana fall behöver bara en godkännare på den nivån godkänna (eller avvisa) beställningen innan den flyttas till nästa nivå.
När din order har gått igenom godkännandeprocessen, får du vanligtvis ett e-postmeddelande som informerar om den blev godkänd eller avvisad. Om godkännandena i din organisation granskar de jobb som utgör order kan en godkännare avvisa vissa jobb men godkänna andra. När resultatet är en blandning av godkända och avvisade jobb i en order kan godkännaren välja att avvisa hela ordern eller ta bort avvisade jobb från ordern och endast lämna de godkända jobben i ordern. Beroende på varför en beställning eller ett jobb avvisades kan du eventuellt skicka in ordern igen så att den godkänns nästa gång.
Anteckningar:
●Om några jobb i en order avvisas av en godkännare tas de bort permanent från ordern och visas inte i din orderhistorik Som ett resultat måste du skapa om det avvisade jobbet från början för att skicka in en annan beställning för godkännande. Avvisade jobb kommer att ingå i din orderhistorik endast om hela ordern avvisades.
●När en order kräver mer än en godkännandenivå, meddelas du per e-post om godkännandets status efter att godkännaren på högsta nivån är klar och processen är slutförd. Endast ett e-postmeddelande skickas till dig, inte ett för varje godkännandenivå.
●Om du råkar vara en godkännare och din order måste godkännas, kommer du att få ett e-postmeddelande varefter du kan godkänna din egen order.